Wenn Sie eine Erläuterung/Klärung/Interpretation zu einer Datei oder einem Ordner benötigen, können Sie eine private, Gruppen- oder administrative Notiz neben einem vorliegenden Inhalt einstellen.
Um eine Notiz bereitzustellen, gehen Sie wie folgt vor:
Gehen Sie zum Bereich Dokumente
Führen Sie den Mauszeiger zur Spalte „Notizen“ neben der gewünschten Datei bzw. dem Ordner
Klicken Sie auf das angezeigte Reißzweckensymbol
Geben Sie den Text Ihrer Notiz in das geöffnete Eingabefeld rechts ein
Wählen Sie den Typ der Notiz aus: privat, administrativ, Gruppennotiz
Klicken Sie auf „Hinzufügen“
Es gibt drei Typen von Notizen, die von Benutzern mit unterschiedlichen Zugriffsebenen hinzugefügt werden können:
Privat: nur für den Autor der Notiz sichtbar.
Administrativ: kann nur von Administratoren hinzugefügt werden und ist für alle Benutzer sichtbar.
Gruppennotiz: kann von jedem Benutzer außer von individuellen Benutzern hinzugefügt werden und ist für alle Gruppenkollegen des Autors sichtbar.
Immer wenn ein Benutzer ein Dokument mit einer hinzugefügten Notiz öffnet, erscheint ein Popup-Fenster:
Um eine Notiz zu löschen, wählen Sie die Datei/den Ordner mit der hinzugefügten Notiz und klicken Sie auf das Löschsymbol auf der rechten Seite.
Um Notizen zu exportieren, sollten Sie die Ordnerinhalte in eine Excel-Datei herunterladen, indem Sie im Bereich Dokumente auf Export --> Ordnerinhalte klicken. Eine der Spalten in der heruntergeladenen Excel-Datei enthält die Notizen.
Hinweis: Der Administrator kann die privaten Notizen anderer Benutzer und Gruppennotizen anderer Benutzergruppen nicht sehen und exportieren.